Sujet/ titre de la réunion
Connaître le titre exact de la conférence permet déjà de définir le secteur d’activité et donc le périmètre des recherches dans les sources ouvertes au public.
S’il s’agit d’une conférence qui a lieu régulièrement (« 3ème forum économique bilatéral » ou « 5ème table ronde »), les informations sur les éditions précédentes sont également une excellente source d’informations pour l’interprète : les textes des exposés sont souvent mis en ligne après l’événement.
Contexte de la réunion
Le contexte est essentiel !
Les orateurs et les délégués d’une conférence,
ou
les deux parties lorsqu’il s’agit d’une rencontre bilatérale commerciale,
ou
les deux équipes d’ingénieurs, lorsqu’il s’agit d’une réunion technique,
savent parfaitement pourquoi ils sont là.
L’interprète, lui (ou elle), est en quelque sorte « parachuté » – un peu comme quand on est invité à dîner et que l’on ne connaît aucun des invités, les présentations faites par l’hôte aident à suivre les discussions.
Connaître le contexte permet également de noter les événements ou les dates auxquels il peut être fait référence au cours de la discussion.
Agenda/programme
Horaires
Si les interprètes travaillent en mode simultané, connaître les horaires peut éventuellement servir à répartir l’interprétation des interventions au sein de l’équipe.
Nous avons besoin de connaître les horaires pour évaluer la durée exacte de la réunion – sachant que la durée d’une journée de travail standard de l’interprète ne doit pas dépasser 6 heures et demie d’interprétation et 8 heures de présence.
Noms des intervenants
Avoir les noms des intervenants permet de faire des recherches sur la biographie et le parcours professionnel, le cas échéant de visionner les vidéos des interventions publiques pour se familiariser avec la manière de parler de la personne.
Titres des interventions
Connaître les titres des interventions n’est pas suffisant, mais cela donne néanmoins une direction aux recherches sur le contenu et les termes.
Présentations et tout autre document qui peut être utile aux interprètes pour préparer la mission
et les PV des réunions précedentes, s’il s’agit d’une série de réunions.
Non, l’interprétation de conférence ne s’improvise pas !
Bien sûr, l’intervenant peut s’écarter de la trame initiale et ne doit pas lire (d’ailleurs il ne faut surtout pas qu’il lise !) son discours préparé à l’avance, mais il doit faire équipe avec l’interprète et non pas jouer contre lui, c’est-à-dire : lui fournir les slides PowerPoint qui serviront de base à sa présentation, les chiffres, les noms propres qu’il évoquera, ainsi que les citations poétiques ou littéraires. On trouvera toujours la solution pour traduire « l’inattendu », mais une improvisation réussie se prépare !
Les intervenants nous disent souvent « non, non, je n’ai pas de présentation, je vais improviser », mais lorsqu’ils prennent la parole, ils ont toujours un plan / un brouillon de ce qu’ils vont dire sous les yeux. Ce plan/ brouillon, l’interprète en a besoin !
« Combien de temps avant la réunion/ conférence doit-on fournir les documents et les présentations ? »
La réponse est simple : le plus tôt est évidemment le mieux !
Néanmoins, des supports et des informations fournis tardivement, c’est mieux que pas de supports du tout.
Ainsi une présentation imprimée ou enregistrée sur une clé USB et déposée en cabine d’interprétation cinq minutes avant que l’orateur prenne la parole sera d’une grande aide pour les interprètes.
Plus ces éléments nous parviennent tôt, plus nous aurons le choix du ou des interprètes qui assureront la mission et pourrons choisir le profil qui correspond le mieux ; plus le ou les interprètes auront de temps pour préparer la mission, plus ils seront à l’aise avec le sujet le jour J et plus ils pourront contribuer au succès de votre événement avec efficacité.